An errand sheet for your person in Ukraine

Отримати свідоцтво або витяг ДРАЦС (народження, шлюб, смерть, зміна імені)

Where to go

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) — будь-який, не обов’язково той, що реєстрував подію.

What to say

Скажіть, що саме вам потрібно: ПОВТОРНЕ СВІДОЦТВО (новий примірник самого свідоцтва) або ВИТЯГ з Державного реєстру актів цивільного стану. Це різні документи — уточніть у того, хто вас про це попросив, бо не той документ означає ще один похід.

What to bring

• ваш паспорт і РНОКПП
• документи, що підтверджують ваше право на запит: якщо запис не про вас, потрібен документ про споріднення (свідоцтво про народження, шлюб) або довіреність
• усі відомі дані запису: ПІБ повністю, дата і місце події, який орган реєстрував

What to bring or send back

• сам документ
• скажіть, чи потрібен АПОСТИЛЬ — якщо документ поїде за кордон, апостиль ставить Міністерство юстиції, і це окремий похід

Is a power of attorney needed

YES — this errand needs a notarially certified power of attorney from the person you are acting for. Without it they will most likely be refused.

Official page

Дія — довідки та витяги — https://diia.gov.ua/services/categories/gromadyanam/dovidki-ta-vityagi

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising

Поставити апостиль на український документ

Where to go

Залежить від документа. Свідоцтва ДРАЦС, витяги, архівні довідки, нотаріальні документи і судові рішення — МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ. Дипломи й атестати — МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ. Довідка про несудимість — МВС. Усе інше — МЗС (лише поштою).

What to say

Скажіть, для якої країни документ, — від цього залежить, чи потрібен апостиль узагалі, чи достатньо іншого засвідчення.

What to bring

• оригінал документа (не копію)
• ваш паспорт
• довіреність, якщо документ не ваш
• квитанцію про оплату, якщо орган її вимагає

What to bring or send back

• документ з апостилем
• перевірте, що дані у штампі збігаються з документом

Is a power of attorney needed

YES — this errand needs a notarially certified power of attorney from the person you are acting for. Without it they will most likely be refused.

Important

Апостиль на український документ ставлять ТІЛЬКИ в Україні. Консульство за кордоном цього не робить, і на документах, виданих консульством, апостиль не потрібен і не ставиться.

Official page

МЗС — хто який документ апостилює — https://mfa.gov.ua/consul/forua/legalization/apostille

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising

Взяти витяг з реєстру нерухомості (перевірити квартиру, будинок, землю)

Where to go

Будь-який нотаріус або ЦНАП. Онлайн — через портал Дія, якщо у вас є український електронний підпис.

What to say

Попросіть ІНФОРМАЦІЙНУ ДОВІДКУ з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно за адресою об’єкта або за прізвищем власника.

What to bring

• ваш паспорт і РНОКПП
• точну адресу об’єкта, а якщо є — реєстраційний або кадастровий номер

What to bring or send back

• саму довідку (PDF або папір)
• три речі, які треба звірити: чи право взагалі зареєстроване (до 2013 року могло лишитися тільки в паперах БТІ), чи правильно написане прізвище власника, і чи немає обтяжень — іпотеки, арешту, заборони відчуження

Is a power of attorney needed

Not if they are simply obtaining information about themselves or public information. Anything done ON BEHALF OF someone else needs one.

Official page

Дія — інформація з реєстру речових прав — https://diia.gov.ua/services/informaciya-z-derzhavnogo-reyestru-rechovih-prav-na-neruhome-majno

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising

Дізнатися в нотаріуса про спадкову справу

Where to go

Нотаріус за МІСЦЕМ ВІДКРИТТЯ СПАДЩИНИ — це останнє місце проживання померлого. Підійде будь-який нотаріус того округу.

What to say

Попросіть перевірити у Спадковому реєстрі, чи заведено спадкову справу і чи є заповіт. Скажіть, що спадкоємець за кордоном і подаватиме заяву звідти.

What to bring

• свідоцтво про смерть
• ваш паспорт
• документи про споріднення зі спадкодавцем, якщо вони у вас є

What to bring or send back

• ПІБ і контакти нотаріуса, який веде справу — саме до нього має дійти заява спадкоємця з-за кордону
• чи є заповіт
• яку саме дату смерті записано — від неї рахують шість місяців

Is a power of attorney needed

Not if they are simply obtaining information about themselves or public information. Anything done ON BEHALF OF someone else needs one.

Important

ЗАЯВУ ПРО ПРИЙНЯТТЯ спадщини спадкоємець підписує ОСОБИСТО (ст. 1269 ЦК) — представник за довіреністю її не подає. Ця розвідка потрібна саме для того, щоб заява пішла правильному нотаріусу вчасно: шість місяців від дня смерті.

Official page

Реєстри Мін’юсту — https://nais.gov.ua/registers

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising

Зробити запит до архіву (старі записи, предки)

Where to go

Обласний державний архів за місцем події. Який саме — підкаже Державна архівна служба.

What to say

Скажіть тип запиту: СОЦІАЛЬНО-ПРАВОВИЙ, якщо документ потрібен для реалізації права (громадянство, пенсія, спадщина) — такі опрацьовують інакше; або ГЕНЕАЛОГІЧНИЙ, якщо це про родовід.

What to bring

• прізвище та ім’я з усіма варіантами написання
• НАСЕЛЕНИЙ ПУНКТ якомога точніше — це поле вирішує, чи можна взагалі відповісти на запит
• період (роки)
• усе, що вже відомо, і звідки

What to bring or send back

• номер запиту і строк відповіді
• чи взагалі зберігся фонд за той період — часто це і є вся відповідь

Is a power of attorney needed

Not if they are simply obtaining information about themselves or public information. Anything done ON BEHALF OF someone else needs one.

Important

Більшість архівів НЕ шукають за вас: звична відповідь — запрошення попрацювати в читальному залі самостійно. Якщо ви їдете туди особисто, закладіть на це день, а не годину.

Official page

Державна архівна служба України — https://archives.gov.ua/

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising

Питання до Пенсійного фонду

Where to go

Будь-який сервісний центр Пенсійного фонду України, або контакт-центр 0 800 503 753.

What to say

Скажіть, що отримувач пенсії ТИМЧАСОВО ПРОЖИВАЄ ЗА КОРДОНОМ, і запитайте: чи пройдено фізичну ідентифікацію цього року і до якої дати діє виплата.

What to bring

• ваш паспорт
• довіреність від пенсіонера — без неї вам скажуть небагато
• РНОКПП пенсіонера

What to bring or send back

• дату останньої ідентифікації і спосіб, яким її пройдено
• чи не припинено виплату і з якої дати

Is a power of attorney needed

YES — this errand needs a notarially certified power of attorney from the person you are acting for. Without it they will most likely be refused.

Important

Саму ідентифікацію представник пройти НЕ може — вона про те, що пенсіонер живий. Її роблять онлайн через портал ПФУ, відеозв’язком або через консульство. Строк — до 31 грудня щороку.

Official page

Вебпортал ПФУ — https://portal.pfu.gov.ua/

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising

Отримати довідку про несудимість

Where to go

МВС — онлайн через портал витягів або через Дію; паперовий примірник видають у сервісному центрі.

What to say

Скажіть, що потрібен ВИТЯГ ПРО НЕСУДИМІСТЬ, і одразу — чи потрібен паперовий примірник під апостиль (апостиль на нього ставить саме МВС).

What to bring

• паспорт особи, про яку витяг
• РНОКПП
• довіреність, якщо витяг не про вас

What to bring or send back

• витяг
• якщо потрібен апостиль — одразу питайте про нього в тому ж МВС

Is a power of attorney needed

YES — this errand needs a notarially certified power of attorney from the person you are acting for. Without it they will most likely be refused.

Important

Витяг має обмежений строк придатності. Замовляйте його так, щоб він був чинним у день подання за кордоном, а не за пів року до того.

Official page

МВС — витяг про несудимість — https://vytiah.mvs.gov.ua/

sunflowerua.com · Checked 2026-08-24 · free, no advertising