A letter of enquiry to an institution in Ukraine

From another time zone every clarification costs a week. A vague letter gets a short answer that raises two more questions. What is usually missing is not politeness but the list: which questions this particular body can actually settle, and the words it recognises. Pick the recipient and the letter writes itself.

Who are you writing to?

A notary — about an inheritance case or a transactionA Ukrainian bank — about an account and fundsA civil-registry office (DRATS) — about a record or certificateAn archive — about ancestors’ recordsThe Pension Fund — about payments while abroad

Your full nameReply address or phone

Details of the matter

Pick a recipient and the letter appears below.

The letter

Нотаріусу

Від: [прізвище, ім’я, по батькові]

Зворотний зв’язок: [електронна адреса або телефон]

Тема: Запит спадкоємця (заявника), який перебуває за кордоном

Доброго дня.

Я громадянин(ка) України, постійно перебуваю за кордоном і не маю можливості прибути особисто найближчим часом. Прошу надати письмову відповідь на такі питання, щоб я міг(ла) підготувати документи одним пакетом.

Дані справи: [вкажіть дані]

Прошу відповісти по пунктах:

1. Чи заведено спадкову справу за цими даними і хто саме її веде (ПІБ нотаріуса, адреса, контакти)?
2. Чи міститься в Спадковому реєстрі запис про заповіт?
3. Який повний перелік документів ви потребуєте від спадкоємця, який перебуває за кордоном?
4. У якій формі приймаються документи з-за кордону: чи потрібен апостиль, чи потрібен нотаріальний переклад, і чи приймаєте ви документи поштою?
5. Які дії вимагають моєї ОСОБИСТОЇ присутності, а які може вчинити представник за довіреністю?
6. Якщо потрібна довіреність — які саме повноваження мають бути в ній названі окремо, щоб представник міг завершити справу без додаткової довіреності?
7. Які строки в моїй ситуації вже спливають, і що потрібно зробити найпершим?

Прошу надати відповідь у письмовому вигляді на зазначену зворотну адресу. Якщо якесь із питань не належить до вашої компетенції, прошу вказати, до якого органу мені звернутися.

З повагою,

[прізвище, ім’я, по батькові]

sunflowerua.com · Drafted 2026-08-24

The letter

До банку

Від: [прізвище, ім’я, по батькові]

Зворотний зв’язок: [електронна адреса або телефон]

Тема: Запит клієнта, який перебуває за кордоном, — прошу письмову відповідь

Доброго дня.

Я клієнт(ка) вашого банку і постійно перебуваю за кордоном. Прошу надати письмову відповідь на такі питання. Прошу не надсилати відповідь у формі, що вимагає входу в застосунок, якщо доступ до нього втрачено.

Дані справи: [вкажіть дані]

Прошу відповісти по пунктах:

1. Який поточний статус мого рахунку: діючий, неактивний, заблокований? Якщо є обмеження — на якій підставі?
2. Що саме потрібно, щоб відновити доступ до рахунку з-за кордону, і чи можливо це без особистого візиту у відділення?
3. Чи можу я оновити свої контактні дані та ідентифікаційні документи дистанційно, і через який саме канал?
4. Які документи ви вимагатимете для зарахування великої суми (наприклад, від продажу нерухомості) і для подальшого переказу коштів за кордон?
5. Які дії за моїм рахунком може вчинити представник за довіреністю, і які повноваження мають бути в ній названі?
6. Через який саме захищений канал ви приймаєте копії документів? Прошу вказати його, перш ніж я щось надсилатиму.

Прошу надати відповідь у письмовому вигляді на зазначену електронну адресу або в захищений чат вашого застосунку.

З повагою,

[прізвище, ім’я, по батькові]

sunflowerua.com · Drafted 2026-08-24

The letter

До відділу державної реєстрації актів цивільного стану

Від: [прізвище, ім’я, по батькові]

Зворотний зв’язок: [електронна адреса або телефон]

Тема: Запит особи, яка перебуває за кордоном, щодо актового запису

Доброго дня.

Я перебуваю за кордоном і не маю можливості звернутися особисто. Прошу надати письмову відповідь на такі питання.

Дані справи: [вкажіть дані]

Прошу відповісти по пунктах:

1. Чи зберігається у вас актовий запис за наведеними даними?
2. Що саме може бути видано за цим записом: повторне свідоцтво чи витяг з Державного реєстру актів цивільного стану — і чим вони відрізняються в моєму випадку?
3. Який повний перелік документів потрібен від заявника, який перебуває за кордоном, і чи достатньо документів про споріднення, якщо запис не про мене?
4. Чи можна отримати документ через закордонну дипломатичну установу України, і що для цього потрібно з мого боку?
5. Якщо документ подаватиметься за кордоном — чи придатний він для проставлення апостиля в такому вигляді, у якому ви його видасте?
6. Через який канал ви приймаєте заяву і документи від особи за кордоном?

З повагою,

[прізвище, ім’я, по батькові]

sunflowerua.com · Drafted 2026-08-24

The letter

До державного архіву

Від: [прізвище, ім’я, по батькові]

Зворотний зв’язок: [електронна адреса або телефон]

Тема: Запит на пошук документів; заявник перебуває за кордоном

Доброго дня.

Прошу розглянути цей запит і надати письмову відповідь. Я перебуваю за кордоном, тому прошу одразу вказати всі вимоги до оформлення й оплати, щоб уникнути додаткового листування.

Дані справи: [вкажіть дані]

Прошу відповісти по пунктах:

1. Чи зберігаються у вашому архіві фонди за зазначеною місцевістю і періодом, і які саме (метричні книги, погосподарські книги, документи парафії, документи установи)?
2. До якої категорії належить мій запит — генеалогічний, соціально-правовий чи запит на підтвердження громадянства, — і чи змінює це порядок розгляду?
3. Які саме відомості я маю вказати в заяві, щоб пошук був можливим?
4. У якій формі надається результат: архівна довідка, архівний витяг чи копія документа?
5. Чи буде виданий документ придатним для подальшого проставлення апостиля і для подання до державних органів?
6. Якщо потрібних документів у вас немає — до якого архіву або органу мені звернутися далі?

З повагою,

[прізвище, ім’я, по батькові]

sunflowerua.com · Drafted 2026-08-24

The letter

До органу Пенсійного фонду України

Від: [прізвище, ім’я, по батькові]

Зворотний зв’язок: [електронна адреса або телефон]

Тема: Звернення пенсіонера (представника), який перебуває за кордоном

Доброго дня.

Я перебуваю за кордоном. Прошу надати письмову відповідь на такі питання щодо моєї пенсійної справи.

Дані справи: [вкажіть дані]

Прошу відповісти по пунктах:

1. Який поточний статус виплат за моєю пенсійною справою, і чи є перерва у виплатах — якщо так, з якої дати і з якої причини?
2. Що саме потрібно для проходження щорічної ідентифікації особі, яка перебуває за кордоном, і які способи ідентифікації доступні мені зараз?
3. Який спосіб отримання виплат доступний за кордоном у моєму випадку?
4. Якщо виплати призупинено — який перелік документів потрібен для їх поновлення і за який період вони можуть бути виплачені?
5. Які дії в моїй справі може вчинити представник за довіреністю, а які я маю вчинити особисто?
6. Через який канал ви приймаєте документи від особи за кордоном?

З повагою,

[прізвище, ім’я, по батькові]

sunflowerua.com · Drafted 2026-08-24

Before you send it

Do not attach passport scans to a first letter. The letter asks which channel the body accepts documents through precisely so that you do not have to guess. Emailing a passport scan to an address you found online is exactly the scenario our scams guide warns about.
Check the address on the institution’s own site, not in search results and not in a messenger. Fake “notary pages” and “document help services” exist for the sake of letters like this one.
Ask for a written answer. What someone told you on the phone will not help in six months when you need to show what you were told.
Nothing you type here goes anywhere. The letter is assembled in your browser: no account, no cookie, no server.

This is a template for an enquiry, not legal advice. The letter asserts nothing — it only asks, and the body handling your case is what answers.

A letter of enquiry to an institution in Ukraine

Who are you writing to?

The letter

The letter

The letter

The letter

The letter

Before you send it

Next